Wyobraź sobie, że jesteś szefem kuchni w prestiżowej restauracji. Twoje dania są znane na całym świecie, a twoja restauracja jest zawsze pełna. Pewnego dnia, po zakończeniu kolejnej udanej serii dań, do twojej kuchni wchodzi krytyk kulinarny, który słynie z surowych recenzji. Przygląda się twojej pracy, a potem mówi: „Twoje dania są wyśmienite, ale zauważyłem, że używasz zbyt dużo soli w swoim słynnym risotto. Może warto spróbować zredukować jej ilość, aby lepiej wydobyć smak innych składników?”.
Na początku jesteś zaskoczony. Przecież twoja kuchnia zdobyła światową sławę! Ale potem zaczynasz myśleć o tym, co powiedział krytyk. Decydujesz się spróbować zrobić według jego sugestii. W końcu jest to konstruktywna krytyka od eksperta w swojej dziedzinie.
Kiedy następnym razem serwujesz swoje risotto, zauważasz różnicę. Smaki są bardziej zrównoważone, a danie jest jeszcze lepsze niż wcześniej. Twoi goście są zachwyceni, a Ty zdajesz sobie sprawę, że ta konstruktywna krytyka pomogła Ci się rozwinąć jako szef kuchni.
Tak samo jest w miejscu pracy. Konstruktywna krytyka, nawet jeśli na początku może zaskoczyć, jest kluczowa dla naszego rozwoju zawodowego. Dzięki niej możemy stać się lepszymi w tym, co robimy, podobnie jak szef kuchni, który dzięki sugestii krytyka kulinarnego ulepszył swoje słynne risotto.
Co to jest konstruktywna krytyka
Konstruktywna krytyka to rodzaj feedbacku, który ma na celu pomoc danej osobie w poprawieniu jej pracy, zachowania lub podejścia. Jest to krytyka, która jest wyrażana w sposób pozytywny i pomocny, a nie obraźliwy lub negatywny.
Cechy konstruktywnej krytyki:
- Jest konkretna.
Konstruktywna krytyka nie jest ogólna. Dotyczy konkretnych działań lub zachowań, a nie osoby jako całości.
- Jest oparta na faktach.
Konstruktywna krytyka opiera się na rzeczywistych obserwacjach i doświadczeniach, a nie na domysłach czy przypuszczeniach.
- Jest pomocna.
Celem konstruktywnej krytyki jest pomoc, a nie zaszkodzenie. Powinna dostarczyć informacje, które pomogą danej osobie poprawić się.
- Jest wyrażana z szacunkiem.
Konstruktywna krytyka jest wyrażana z szacunkiem do uczuć i godności drugiej osoby. Unika się w niej obraźliwych słów czy tonu.
- Zawiera propozycje poprawy.
Konstruktywna krytyka nie tylko wskazuje na problemy, ale również proponuje możliwe rozwiązania lub sugestie, jak poprawić sytuację.
Różnica między konstruktywną krytyką a negatywnym feedbackiem
Kluczową różnicą między konstruktywną krytyką a negatywnym feedbackiem jest to, że konstruktywna krytyka jest wyrażana w taki sposób, aby pomóc i poprawić, podczas gdy negatywny feedback często skupia się na błędach i winie, bez dostarczania konkretnych ścieżek do poprawy.
Podsumowując, konstruktywna krytyka jest formą feedbacku, która ma na celu poprawę i rozwój. Jest to krytyka, która jest wyrażana w sposób pozytywny i pomocny. Konstruktywna krytyka skupia się na konkretnych zachowaniach lub działaniach, które mogą być poprawione, a nie na osobie jako całości. Zawiera również sugestie lub propozycje, jak można poprawić te zachowania lub działania. Celem konstruktywnej krytyki jest pomoc danej osobie w rozwoju i doskonaleniu się.
Negatywny feedback często dotyczy tylko tego, co poszło źle, bez dostarczania konkretnych sugestii lub pomocy w poprawie. Bywa wyrażany w sposób, który jest obraźliwy lub szkodliwy, a nie pomocny. Negatywny feedback często skupia się na winie lub błędach, a nie na możliwościach poprawy. Może to prowadzić do poczucia winy, frustracji lub defensywności.
Udzielanie konstruktywnej krytyki krok po kroku
- Znajdź odpowiedni moment i miejsce.
Konstruktywny feedback powinien być udzielany w odpowiednim momencie i miejscu. Znajdź spokojne miejsce, gdzie nikt nie będzie wam przeszkadzać, a rozmowa będzie mogła przebiegać w atmosferze szacunku i zaufania. Jeżeli to możliwe, unikaj udzielania feedbacku w stresujących sytuacjach lub wtedy, gdy jesteś zdenerwowany.
- Przygotuj się.
Przemyśl, co chcesz powiedzieć. Skup się na konkretnych zachowaniach lub sytuacjach, a nie na osobie jako całości. Pamiętaj, że celem feedbacku jest pomoc, a nie krytyka.
- Używaj „ja” zamiast „ty”.
Kiedy mówisz „Ty zawsze…”, to może to brzmieć jak oskarżenie. Zamiast tego powiedz „Zauważyłem, że…”. To pomoże uniknąć defensywności i otworzy drogę do konstruktywnej rozmowy.
- Bądź konkretny i klarowny.
Unikaj ogólników i bądź jak najbardziej dokładny. Opisz konkretne sytuacje i zachowania, które zauważyłeś, i wyjaśnij, jak wpływają one na pracę zespołu lub na jakość tej pracy.
- Podkreślaj pozytywne aspekty.
Zawsze staraj się zaczynać i kończyć feedback od pozytywnych aspektów. To pomoże utrzymać pozytywną atmosferę i zmotywować daną osobę do poprawy.
- Zapytaj o pomysły.
Konstruktywny feedback powinien zawierać sugestie, jak poprawić sytuację. Niekoniecznie jednak te sugestie muszą wychodzić od ciebie. Zapytaj drugą stronę, jak chciałaby naprawić daną sytuację lub jej zapobiegać w przyszłości.
- Bądź spokojny i szanujący.
Unikaj podnoszenia głosu lub używania obraźliwych słów. Jeżeli jesteś zbyt zdenerwowany, zrób przerwę, aby ochłonąć. Pamiętaj, że celem jest pomoc, a nie konflikt.
- Zachęcaj do dialogu.
Po udzieleniu feedbacku daj drugiej osobie szansę na odpowiedź. Bądź otwarty na jej punkt widzenia i gotowy do dalszej dyskusji.
Pamiętaj, że udzielanie konstruktywnego feedbacku to proces, który wymaga praktyki. Im częściej będziesz go ćwiczyć, tym łatwiej będzie ci udzielać feedbacku w sposób konstruktywny i pomocny.
Przykład efektywnego komunikowania feedbacku
Sytuacja: Anna jest menedżerem zespołu projektowego w firmie technologicznej. Zauważyła, że jeden z jej pracowników, Tomasz, często przekracza terminy na dostarczenie swojej części pracy, co opóźnia cały projekt. Tomasz jest młodym, ambitnym przedstawicielem pokolenia Z, który ma tendencję do zrzucania winy na innych.
Rola: Anna, jako menedżer, ma za zadanie poruszyć ten problem z Tomaszem i pomóc mu znaleźć rozwiązanie, mimo jego początkowego oporu.
Anna: Cześć, Tomasz, czy moglibyśmy chwilę porozmawiać?
Tomasz: Tak. Co się dzieje?
Anna: Chciałabym porozmawiać o twoim udziale w naszym projekcie. Zauważyłam, że kilka razy przekroczyłeś termin na dostarczenie swojej części pracy. Czy jest coś, co utrudnia ci dotrzymanie terminów?
Tomasz: Kaśka też nie dowozi na czas, a jej się nie czepiasz!
Anna: Oczywiście porozmawiam również z Kasią o terminowości, ale teraz rozmawiam z tobą i chcę się skupić na tym, jak mogę ci pomóc, abyś dowoził zadania na czas.
Tomasz: To nie moja wina. Inni członkowie zespołu nie dostarczają mi informacji na czas, więc nie mogę skończyć swojej części pracy.
Anna: Rozumiem, że czujesz się sfrustrowany. Współpraca w zespole może być czasami wyzwaniem. Czy moglibyśmy jednak skupić się na tym, co ty możesz zrobić, aby poprawić sytuację? Czy są jakieś strategie, które mogłyby ci pomóc lepiej zarządzać swoim czasem?
Tomasz: Nie wiem. To nie ja powinienem coś zmieniać.
Anna: Rozumiem, że to może być frustrujące. Ale pamiętaj, że jesteśmy tu, aby ci pomóc. Czy moglibyśmy spróbować znaleźć jakieś rozwiązania, które pomogłyby ci lepiej zarządzać swoim czasem i komunikować się z zespołem?
Tomasz: No dobrze, mogę spróbować, ale to i tak nic nie da, bo to nie ja zawalam.
Anna: Dziękuję za twoją otwartość. Może moglibyśmy razem przejrzeć twoje obowiązki i spróbować ustalić priorytety? Moglibyśmy również rozważyć wprowadzenie narzędzi do zarządzania czasem, takich jak listy zadań czy technika Pomodoro. Co o tym myślisz?
Tomasz: Możemy spróbować.
Anna: Świetnie, zorganizujmy na to spotkanie na początku przyszłego tygodnia. Pamiętaj, że chcę pomóc ci w lepszym wykonywaniu twojej pracy, ponieważ zależy mi na tobie jako pracowniku.
W tym przykładzie Anna skutecznie udzieliła konstruktywnego feedbacku, skupiając się na konkretnym problemie, a nie na osobie Tomasza. Była otwarta na dialog i proaktywnie zaproponowała rozwiązania, które mogą pomóc Tomaszowi poprawić jego zarządzanie czasem. Wykazała się też opanowaniem i nie pozwalała Tomaszowi na przeniesienie rozmowy na inny temat (odpowiedzialności innych członków zespołu). Zapewniła go jednocześnie kilkukrotnie o swoich pozytywnych intencjach i oferowanym wsparciu. Dodatkowo Anna pytała Tomasza o jego punkt widzenia i opinie, a następnie odnosiła się do nich.
Jak otrzymywać i korzystać z feedbacku
Wiemy, wiemy – otrzymywanie feedbacku, zwłaszcza tego, który nie jest pełen pochwał, może być jak uśmiechanie się przy gryzieniu cytryny. Ale zanim zaczniesz szukać drogi ucieczki, zastanów się chwilę. Feedback, nawet jeśli jest krytyczny, jest jak GPS, który prowadzi cię przez dzikie rejony rozwoju zawodowego, pokazując, gdzie są przeszkody, które możesz ominąć, aby dotrzeć do celu szybciej i efektywniej.
Więc zamiast uciekać na sam dźwięk tego słowa, przyjmij informację zwrotną z otwartymi ramionami. Pomyśl o niej jak o trenerze, który pomaga ci poprawić twoją grę.
A teraz kilka wskazówek, jak skutecznie feedback otrzymywać i z niego skorzystać:
- Bądź otwarty.
Pamiętaj, że feedback jest narzędziem do pomocy w rozwoju, a nie osobistym atakiem. Bądź otwarty na sugestie i gotowy do stawania się coraz lepszym. Jeżeli ktoś może ci w tym pomóc, przyjmij tę pomoc.
- Słuchaj uważnie.
Kiedy otrzymujesz feedback, skup się na słuchaniu. Unikaj przerywania osobie, która go udziela, nawet jeśli nie zgadzasz się z tym, co mówi. Pozwól jej dokończyć i wtedy odnieś się do jej słów. Spróbujcie razem znaleźć najlepsze rozwiązanie.
- Zrozum i zapytaj o szczegóły.
Jeśli nie jesteś pewien, co dokładnie dana osoba chce ci przekazać, poproś o dodatkowe wyjaśnienia lub przykłady. To pomoże ci lepiej zrozumieć, co jest problemem i jak go rozwiązać. Masz prawo dyskutować na temat otrzymanego feedbacku. Zachowaj się jednak w tej dyskusji profesjonalnie – miej otwartą głowę i pytaj – w końcu wszystkim zależy, żeby praca była wykonana jak najlepiej.
- Nie odbieraj tego osobiście.
Feedback dotyczy twojej pracy, a nie ciebie jako osoby. Choć nie jest to łatwe, staraj się oddzielać siebie od swojej pracy i nie reaguj emocjonalnie, ale racjonalnie przemyśl otrzymane informacje. Kilka długich wdechów i wydechów może pomóc.
- Podziękuj.
Nawet jeśli feedback jest krytyczny i nawet jeżeli okaże się z jakichś powodów niezbyt pomocny, pamiętaj, że osoba, która go udziela, robi to, aby pomóc ci się rozwijać. Podziękuj za poświęcony czas.
- Przemyśl otrzymane informacje.
Po otrzymaniu feedbacku zastanów się, jak możesz go zastosować w praktyce i czy rzeczywiście będzie on dla ciebie pomocny. Może się bowiem zdarzyć, że nawet pomimo najlepszych intencji nadawcy informacja zwrotna i tak będzie nietrafiona. Jak powiedział Richard Branson, założyciel Virgin Group: „Nie boję się krytyki, a jeśli się z nią nie zgadzam, to po prostu nie słucham”.
Jak promować otwartość na feedback w zespole – złota dziesiątka lidera
Otwartość na dawanie i otrzymywanie feedbacku to kamień węgielny efektywnej i zdrowej kultury pracy. Ale warto pamiętać, że jest to też przede wszystkim proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Oto 10 strategii, które mogą pomóc na drodze do budowania kultury feedbacku w zespole:
- Ustal zasady.
Wprowadź zasady dotyczące udzielania i odbierania feedbacku. Powinny one promować szacunek, zrozumienie i konstruktywne podejście. Zasady te powinny być jasne dla wszystkich członków zespołu.
- Bądź przykładem.
Jako lider musisz być przykładem dla swojego zespołu. Pokaż, jak prawidłowo udzielać i odbierać feedback. Pokaż, że jesteś otwarty na konstruktywną krytykę i że jesteś gotów do nauki i rozwoju.
- Promuj kulturę otwartości.
Twórz atmosferę, w której wszyscy członkowie zespołu czują się komfortowo, udzielając i odbierając feedback. To może obejmować regularne spotkania, na których feedback jest udzielany i odbierany, oraz promowanie otwartej i uczciwej komunikacji.
- Organizuj szkolenia i warsztaty.
Organizuj szkolenia i warsztaty na temat udzielania i odbierania feedbacku. Może to pomóc członkom zespołu zrozumieć, jak skutecznie komunikować swoje myśli i uczucia, a także odbierać i reagować na feedback.
- Uznawaj i nagradzaj otwartość na feedback.
Uznaj i nagradzaj pracowników, którzy aktywnie szukają feedbacku i korzystają z niego do poprawy swojej pracy. Może to obejmować publiczne uznanie, nagrody czy pochwały.
- Używaj narzędzi wspierających feedback.
Istnieje wiele narzędzi i platform, które mogą pomóc w zarządzaniu i udzielaniu feedbacku. Wykorzystaj je, aby zorganizować i śledzić sesje feedbacku.
- Ustal regularność.
Wybierz odpowiednią częstotliwość sesji feedbacku – może to być raz na tydzień, raz na miesiąc czy raz na kwartał. Ważne, aby była to regularność, która pasuje do Twojego zespołu.
- Komunikuj cel.
Wyjaśnij zespołowi, dlaczego wprowadzasz regularne sesje feedbacku. Podkreśl, że chodzi o ciągłe doskonalenie i wzajemne wsparcie, a nie o ocenę.
- Twórz bezpieczne środowisko.
Stwórz atmosferę, w której każdy czuje się swobodnie, dzieląc się swoimi myślami i opiniami. Pamiętaj, że feedback powinien być konstruktywny, a nie krytyczny.
- Bądź konsekwentny.
Przestrzegaj ustalonego harmonogramu i nie pomijaj sesji feedbacku. Konsekwencja jest kluczem do utrzymania zaangażowania i skuteczności procesu.
Jak feedback wpływa na zadowolenie z pracy i zaangażowanie
Na podstawie artykułu „Development and field test of a feedback seeking, self-efficacy, and goal setting model of work performance” możemy stwierdzić, że otrzymywanie feedbacku istotnie wpływa na wydajność pracy. W jaki sposób?
Pracownicy, którzy aktywnie poszukują informacji zwrotnej, wykazują wyższą wydajność zarówno pod względem ilości, jak i jakości wykonanej pracy. Feedback pomaga im ustalić cele związane z ich pracą, co z kolei wpływa na ich poczucie skuteczności – przekonanie, że są w stanie wykonać zadania i osiągnąć cele. Ponadto regularny feedback pomaga zlokalizować obszary do poprawy i na nich się skupić.
Ponadto artykuł wskazuje, że pracownicy z silnym poczuciem kontroli nad swoją pracą są bardziej skłonni do poszukiwania informacji zwrotnych, co z kolei wpływa na jakość i terminowość ich pracy.
Inna publikacja wskazuje dodatkowo, że regularny feedback ma potencjał do poprawy wyników pracy, ale efekt ten jest zróżnicowany i zależy od wielu czynników, zarówno indywidualnych, jak i organizacyjnych. Cechy organizacyjne, takie jak silna kultura feedbacku, mogą zwiększyć wpływ informacji zwrotnej na wydajność w pracy. Jednakże, jak w przypadku każdej innej inwestycji w szkolenie i rozwój, nie wszyscy uczestnicy skorzystają w równym stopniu.
Oznacza to, że feedback od różnych osób nie zawsze sprawia, że wszyscy pracownicy zaczynają pracować lepiej. Wpływ feedbacku na poprawę pracy zależy między innymi od tego, w jaki sposób informacja zwrotna jest przekazana, jaka jest pierwsza reakcja pracownika na feedback, jego osobowość, jak podchodzi do feedbacku w ogóle, czy pracownik czuje, że musi coś zmienić i czy wierzy, że może coś zmienić, oraz jakie cele sobie stawia i jakie kroki podejmuje, aby osiągnąć te cele.
Podsumowanie
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, pracownikiem, czy oboma, pamiętaj o sile konstruktywnego feedbacku. Właściwie zastosowany staje się potężnym narzędziem, które nie tylko zwiększa produktywność, ale także buduje silne i zharmonizowane zespoły.
Z jednej strony udzielanie feedbacku to nie tylko umiejętność, ale także odpowiedzialność – wymaga uwagi, empatii i zaangażowania. Z drugiej strony otrzymywanie feedbacku to też sztuka, która wymaga otwartości, pokory i gotowości do nauki. To nie jest kwestia przyjmowania krytyki, ale wykorzystywania jej jako narzędzia do osobistego i zawodowego rozwoju.
Na koniec pamiętajmy, że kultura feedbacku nie powstaje w jeden dzień. To proces, który wymaga czasu i cierpliwości, ale z pewnością warto podjąć to wyzwanie, ponieważ korzyści, które przynosi, są nieocenione.
A zatem bądźcie odważni, bądźcie otwarci i bądźcie gotowi na feedback. Bo jak mawiał Winston Churchill, „odważny jest ten, kto potrafi stanąć i przemówić; odważny jest też ten, kto potrafi usiąść i słuchać”.
