Poznaj współzałożyciela startupu technologicznego, który przeszedł przez prawdziwą burzę, zarządzając swoim zespołem zdalnym. Jego firma była jak mała ONZ – zespół składał się z ludzi rozsianych po całym globie. Wszystko szło jak po maśle, aż do dnia, kiedy musieli sprostać swojemu pierwszemu gigantycznemu projektowi dla kluczowego klienta. W ten projekt musiał być zaangażowany jednocześnie cały zespół.
Wszyscy działali na pełnych obrotach, ale dość szybko zaczęła szwankować komunikacja. Dodatkowo różnice czasowe sprawiły, że informacje przekazywane były z opóźnieniem, co prowadziło do nieporozumień i błędów. W końcu, pod presją czasu, zaczęli pracować na trzech zmianach, aby nadrobić zaległości. To było jak bieg z przeszkodami, z jednym kryzysem po drugim.
Startup ostatecznie dowiózł projekt w terminie, ale kosztem ogromnego wypalenia całego zespołu. Co możesz zrobić, aby nie powielać tej historii w swoich projektach? Oto kilka wskazówek, jak przygotować strategię zarządzania zespołem zdalnym oraz jakie narzędzia przygotować, aby ułatwić sobie pracę.
Jak praca zdalna stała się normą, a nie wyjątkiem
Praca zdalna nie jest nowym zjawiskiem. W rzeczywistości zdalne miejsca pracy zaczęły pojawiać się już w latach 70. i 80. XX wieku, kiedy to technologia zaczęła umożliwiać pracownikom wykonywanie zadań poza biurem. Rozwój udogodnień, takich jak Internet szerokopasmowy, komunikatory i narzędzia do zarządzania projektami, umożliwił pracownikom wykonywanie swojej pracy z dowolnego miejsca na świecie.
W 2020 roku pandemia COVID-19 przyspieszyła przejście na pracę zdalną na niespotykaną dotąd skalę. Wiele firm, które wcześniej były sceptyczne wobec pracy zdalnej, musiało szybko dostosować się do nowej rzeczywistości. Według raportu Zoe Talent Solutions podczas pandemii prawie 70% pracowników na pełny etat pracowało z domu przynajmniej część czasu.
Praca zdalna prawdopodobnie stanie się jeszcze bardziej powszechna w przyszłości. Z innego raportu z lutego 2023 roku wynika, że obecnie około 35% pracowników w USA pracuje zdalnie cały czas i około 90% z nich zamierza kontynuować pracę w ten sposób.
Zarządzanie zespołem zdalnym – mity vs. rzeczywistość
- Mit o produktywności
Badanie „What to look for to increase work added value? Remote work and perceived productivity” przeprowadzone w Polsce, na Węgrzech i w Czechach zwraca uwagę na szereg czynników wpływających na produktywność pracy zdalnej. Z jednej strony stwierdzono, że brak równowagi między pracą a życiem rodzinnym, izolacja społeczna, brak spokoju i ciszy podczas pracy, nieskuteczna komunikacja z zespołem, skłonność do odkładania zadań oraz ograniczone interakcje społeczne mogą negatywnie wpływać na produktywność. Z drugiej strony badanie wykazało, że autonomia w wykonywaniu obowiązków, możliwość szybkiej komunikacji z zespołem, zaufanie i wsparcie ze strony przełożonego, a także odpowiednio przygotowane miejsce pracy mogą przyczynić się do zwiększenia produktywności. Badanie podkreśla, że produktywność pracy zdalnej jest w dużej mierze kwestią indywidualną pracownika, ale również podkreśla znaczenie inwestowania w jakość pracy, w tym w odpowiednie warunki pracy, wsparcie techniczne i szkolenia.
- Mit o komunikacji
Jednym z mitów dotyczących pracy zdalnej jest to, że komunikacja jest trudniejsza lub mniej efektywna niż w tradycyjnym środowisku biurowym. W rzeczywistości praca zdalna może oferować unikalne możliwości do poprawy komunikacji. Dzięki technologii zespoły zdalne mają do dyspozycji wiele narzędzi do komunikacji, takich jak czaty, wideokonferencje czy tablice kanban online. Te narzędzia mogą pomóc w utrzymaniu regularnej, jasnej i efektywnej komunikacji, niezależnie od lokalizacji członków zespołu.
Jednakże praca zdalna wymaga również od zespołów i liderów rozwinięcia nowych umiejętności i strategii komunikacyjnych. Na przykład mogą okazać się potrzebne regularne spotkania online, aby utrzymać poczucie wspólnoty i zaangażowania. Liderzy muszą zdobyć nowe umiejętności, czyli nauczyć się, jak skutecznie komunikować oczekiwania, monitorować postępy i motywować zespół na odległość.
Wreszcie ważne jest, aby pamiętać, że choć technologia jest ważnym narzędziem w pracy zdalnej, nie zastąpi ona ludzkiego elementu. Budowanie relacji, utrzymanie otwartej komunikacji i dbanie o dobre samopoczucie członków zespołu są kluczowe dla sukcesu projektu w każdej formie – zarówno na odległość, jak i w biurze.
- Mit o zaangażowaniu pracowników
Zaangażowanie pracowników w pracy zdalnej może zależeć od wielu czynników, w tym od wsparcia ze strony zarządzania, dostępności narzędzi do pracy zdalnej, jasności oczekiwań i celów, a także od możliwości utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Niektóre badania sugerują, że zaangażowanie pracowników może być takie samo lub nawet wyższe w pracy zdalnej w porównaniu do pracy stacjonarnej, pod warunkiem że są spełnione odpowiednie warunki. Punkty zapalne spadku zaangażowania u osób pracujących w trybie ciągłego home office to między innymi izolacja, brak struktury dnia pracy czy trudności z samodyscypliną.
W związku z tym odpowiedź na pytanie, czy praca zdalna zwiększa, czy zmniejsza zaangażowanie pracowników, może zależeć od konkretnego kontekstu i indywidualnych cech pracowników. Ważne jest, aby organizacje, które przechodzą na model pracy zdalnej, zrozumiały te czynniki i podjęły odpowiednie kroki, aby wspierać swoich pracowników.
- Mit o zarządzaniu
Pomimo ogromnej powszechności pracy zdalnej wciąż pokutuje przekonanie, że zarządzanie zespołem zdalnym jest trudniejsze niż opieka nad zespołem, który jest w danym czasie w jednym miejscu. Zarządzanie zespołem zdalnym może być wyzwaniem, ale z odpowiednimi narzędziami, strategiami i szkoleniami liderzy mogą skutecznie zarządzać swoimi zespołami niezależnie od ich lokalizacji.
Jak zatem liderzy mogą rozwijać nowe umiejętności w tym zakresie? Na przykład mogą być potrzebne szkolenia z zakresu komunikacji online, budowania zaufania i zaangażowania na odległość, metod zarządzania wynikami i celami, a także zarządzania konfliktami w środowisku zdalnym. Wiele organizacji oferuje teraz takie szkolenia dla swoich liderów, a istnieją również kursy online dostępne indywidualnie dla tych, którzy chcą się nauczyć więcej. Przykładem takiego szkolenia jest “Budowanie zaufania i zaangażowania w zespole pracującym zdalnie”.
Ważne w zarządzaniu zespołem zdalnym jest posiadanie jasnych wytycznych dotyczących takich aspektów jak komunikacja, bezpieczeństwo danych, raportowanie problemów, godziny pracy i oczekiwania dotyczące wydajności. Te wytyczne powinny być jasno komunikowane wszystkim członkom zespołu i regularnie aktualizowane, aby odzwierciedlać zmieniające się okoliczności i potrzeby zespołu.
I ostatnim, niezbędnym komponentem do skutecznego kierowania zespołem na odległość jest odpowiednia infrastruktura technologiczna. To obejmuje nie tylko narzędzia do komunikacji i współpracy, ale także systemy do monitorowania postępów, zarządzania projektami i zadaniami, a także do bezpiecznego przechowywania i udostępniania dokumentów.
Kluczowe strategie zarządzania zespołem zdalnym
Zarządzanie zespołem to trochę jak bycie trenerem drużyny piłkarskiej. Trener musi zdecydować, kto gra na jakiej pozycji, jak drużyna powinna grać razem i co każdy zawodnik powinien robić, aby drużyna mogła wygrać mecz. To jest strategia zarządzania zespołem – plan, który pomaga trenerowi (lub menedżerowi) zdecydować, jak najlepiej wykorzystać umiejętności każdego zawodnika (lub członka zespołu), aby drużyna mogła osiągnąć swój cel, czyli wygrać mecz (lub zakończyć projekt).
Zarządzanie zespołem zdalnym to wyzwanie, które wymaga unikalnego podejścia. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych strategii, które mogą pomóc w skutecznym zarządzaniu zespołem pracującym zdalnie.
- Strategia komunikacji
Efektywna komunikacja jest najważniejsza. Dobrze przygotowana i zarządzana komunikacja może być kluczem do rozwiązania pozostałych problemów pracy z zespołem zdalnym. Strategia ta obejmuje regularne aktualizacje, jasne wytyczne i oczekiwania, a także otwartość na pytania i sugestie. Narzędzia do komunikacji online, takie jak e-mail, czat, wideokonferencje, mogą być tutaj nieocenione.
- Zaufanie i autonomia
Praca zdalna wymaga zaufania do pracowników i dawania im autonomii w wykonywaniu swojej pracy. Liderzy muszą zaufać, że ich zespół będzie wykonywać swoje zadania efektywnie, nawet bez bezpośredniego nadzoru. To zaś wymaga sprecyzowania i zapisania jasnych i zrozumiałych dla wszystkich reguł współpracy. Ważne, aby każdy członek zespołu, w tym również jego lider, znał i akceptował te zasady.
- Regularne spotkania i aktualizacje
Regularne spotkania i aktualizacje pozwalają wszystkim być na bieżąco ze stanem projektu, pomagają monitorować postępy i umożliwiają szybkie rozwiązywanie problemów. Mogą to być cotygodniowe spotkania zespołowe, indywidualne spotkania z członkami zespołu czy też regularne e-maile z aktualizacjami.
- Zarządzanie wynikami, a nie czasem pracy
W pracy zdalnej istotne jest skupienie się na wynikach, a nie na czasie pracy. To oznacza ocenianie pracowników na podstawie tego, co osiągają, a nie na podstawie ilości czasu, jaki spędzają na pracy. Aby móc rozliczać zespół z uzyskanych wyników, a nie z wykonanych zadań, należy sprecyzować, jakie wyniki są oczekiwane w danym projekcie na każdym jego etapie. Najlepiej, gdy mogą to być osiągnięcia mierzalne, jak konkretne wyniki sprzedażowe, szybsza obsługa zapytań od klientów czy zmniejszenie o 10% czasu ładowania aplikacji.
- Wsparcie i rozwój
Pracownicy zdalni potrzebują wsparcia i możliwości rozwoju tak samo jak pracownicy stacjonarni. To może obejmować szkolenia, coaching, a także wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Pomocne może być wdrożenie regularnych badań zespołu, np. wskaźnika Happiness Index.
- Budowanie kultury zespołu
Budowanie silnej kultury zespołu może być wyzwaniem w pracy zdalnej, ale jest to możliwe. Może obejmować regularne spotkania online, ustalenie i przestrzeganie wspólnych zasad, celów i wartości, a także uznawanie i nagradzanie osiągnięć zespołu. Kultura zespołu wynika jednak w dużym stopniu z kultury całej organizacji i powinna być z nią spójna.
Narzędzia do zarządzania zespołem zdalnym
Gratuluję, jeżeli udało ci się doczytać do tego miejsca publikacji. Idziesz jak burza.
W tym paragrafie jednak, zamiast wymienić suche nazwy i przeznaczenie narzędzi, które mogą być przydatne lub wręcz niezbędne podczas pracy zdalnej, omówimy trzy wyzwania, przed jakimi stają zespoły pracujące zdalnie, i jak konkretne narzędzia mogą pomóc w ich rozwiązaniu.
Scenariusz 1: Zespół się nie integruje
Rozwiązanie: W przypadku zespołów zdalnych integracja może być wyzwaniem. Jakie narzędzia wspierają budowanie dobrych relacji wśród członków zespołu?
- Spotkania towarzyskie online
Narzędzia do wideokonferencji mogą być wykorzystane nie tylko do formalnych spotkań, ale także do organizacji luźniejszych integracji towarzyskich. Można po prostu zorganizować czas na luźne rozmowy, ale równie ciekawą opcją integracji są wspólne gry, quizy czy… warsztaty kulinarne. Aplikacje, które pomogą zorganizować takie rozrywki, to na przykład Kahoot!, Jackbox Games czy Skribbl.io. Pomaga to w budowaniu relacji między członkami zespołu i tworzeniu poczucia przynależności.
- Kanały tematyczne
W komunikatorach, takich jak Slack, można tworzyć kanały tematyczne, które nie są związane z pracą. Mogą to być kanały o filmach, książkach, gotowaniu, gdzie członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi pasjami i zainteresowaniami. To również pomaga w budowaniu więzi i lepszym poznaniu się.
- Wspólne cele i wartości
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana czy Trello, mogą być wykorzystane do jasnego określenia celów i wartości zespołu. Ale najprostszym i niezmiernie efektywnym działaniem na tym polu jest wspólne stworzenie prostej prezentacji, na której będą zawarte cele i wartości zespołu oraz sposoby na ich wdrażanie. Gdy członkowie zespołu pracują razem nad wspólnym celem i dzielą te same wartości, łatwiej im się zintegrować.
- Feedback i uznania: Narzędzia takie jak 15Five czy Bonusly umożliwiają regularne dawanie feedbacku i uznania dla członków zespołu. Uznanie za dobrą pracę i docenienie wysiłków innych pomaga budować pozytywne relacje w zespole.
Scenariusz 2: Poszczególni członkowie zespołu pracują w różnych godzinach
Rozwiązanie: Praca w różnych godzinach, najczęściej z powodu różnych stref czasowych, to jedno z częstszych wyzwań w zespołach zdalnych. Jak zatem pomóc członkom zespołu uporać się z tym wyzwaniem?
- Narzędzia do sprawdzania godziny w różnych strefach czasowych
Narzędzia takie jak World Time Buddy czy Every Time Zone mogą pomóc w sprawdzeniu stref czasowych, w których pracują członkowie zespołu. Dzięki nim łatwiej jest planować spotkania, które pasują do wszystkich.
- Asynchroniczna komunikacja
Komunikatory takie jak Slack czy Microsoft Teams pozwalają na asynchroniczną komunikację. To oznacza, że członkowie zespołu mogą wysyłać wiadomości, które inni mogą przeczytać i odpowiedzieć na nie, kiedy będą dostępni.
- Narzędzia do zarządzania zadaniami
Narzędzia takie jak Asana, Trello czy Jira pozwalają na przypisywanie zadań i monitorowanie ich postępów. Dzięki temu nawet jeśli członkowie zespołu pracują w różnych godzinach, każdy może zobaczyć, co zostało zrobione i co jeszcze jest do zrobienia.
- Dokumentacja
Utrzymywanie aktualnej i szczegółowej dokumentacji jest kluczowe, gdy członkowie zespołu pracują w różnych godzinach. Narzędzia do współpracy, takie jak Google Docs czy Confluence, mogą pomóc w tworzeniu i udostępnianiu dokumentacji.
- Regularne aktualizacje
Ustal regularne aktualizacje, w których każdy członek zespołu dzieli się tym, co zrobił i co planuje zrobić. Może to być na przykład codzienny e-mail lub post na przeznaczonym do tego kanale w komunikatorze typu Slack czy Google Chat.
Scenariusz 3: Członkowie zespołu nie potrafią zorganizować sobie czasu pracy
Rozwiązanie: Zarządzanie czasem jest rzeczywiście bardzo ważne dla efektywności pracy, zwłaszcza w środowisku zdalnym. Na szczęście istnieją narzędzia i strategie, które mogą pomóc członkom zespołu w tym aspekcie.
- Narzędzia do zarządzania czasem
Aplikacje takie jak Toggl, RescueTime czy Clockify pomagają w monitorowaniu czasu pracy i identyfikacji, jak czas jest wykorzystywany. Dzięki nim członkowie zespołu mogą lepiej zrozumieć, ile czasu spędzają na poszczególnych zadaniach i jak mogą poprawić swoją efektywność.
- Narzędzia do zarządzania zadaniami
Narzędzia takie jak Asana, Trello czy Jira pozwalają na organizację zadań, ustawianie priorytetów i monitorowanie postępów. Dzięki nim członkowie zespołu mogą łatwo zobaczyć, co mają do zrobienia, i planować swoją pracę odpowiednio do tego.
- Techniki zarządzania czasem
Techniki takie jak technika Pomodoro (praca przez 25 minut, a potem 5-minutowa przerwa) czy metoda Eisenhowera (podział zadań na ważne/nieważne i pilne/niepilne) mogą pomóc w lepszym zarządzaniu czasem. Można je łatwo wdrożyć za pomocą różnych aplikacji i narzędzi, takich jak Focus Booster, Pomodoro Tracker czy Priority Matrix.
- Narzędzia do notatek
Narzędzia do tworzenia i organizowania notatek pomagają zachować porządek i lepiej zorganizować pracę z domu. Aplikacje Evernote czy Notion pozwalają na tworzenie notatek tekstowych, dodawanie załączników, obrazów, wykresów, tworzenie list, a nawet nagrywanie dźwięku. Często jednak wystarczające są prostsze aplikacje jak Google Keep. Narzędzia takie jak Miro czy MindMeister pozwalają też tworzyć notatki graficzne poprzez tworzenie diagramów i map myśli, a także dodawanie notatek tekstowych i grafiki.
- Szkolenia i wsparcie
Jeśli członkowie zespołu mają trudności z zarządzaniem czasem, może warto zainwestować w szkolenia z zarządzania czasem lub coaching. Można również stworzyć kulturę, która promuje dobre praktyki zarządzania czasem, na przykład poprzez regularne dzielenie się poradami i strategiami.
Podsumowanie i wnioski
Zarządzanie zespołem zdalnym to nie tylko wyzwanie, ale także ogromna szansa. W dobie cyfryzacji i globalizacji praca zdalna staje się coraz popularniejsza i bardziej pożądana. Daje ona pracownikom większą elastyczność, oszczędza czas i koszty związane z dojazdem do pracy, a także pozwala na lepsze zrównoważenie życia zawodowego i prywatnego.
Dla organizacji efektywne zarządzanie zespołem zdalnym może przynieść wiele korzyści. Może to być dostęp do szerszego rynku talentów, większa produktywność, niższe koszty operacyjne, a także możliwość działania na większą skalę.
Kluczem do sukcesu jest jednak efektywne zarządzanie. Jak pokazaliśmy w tym artykule, wymaga to odpowiednich narzędzi, strategii i umiejętności. Konieczne jest budowanie kultury otwartej komunikacji, promowanie samodzielności i odpowiedzialności, a także dbanie o integrację i dobre relacje w zespole.
Pamiętaj, że każdy zespół jest inny i to, co działa dla jednego, może nie działać dla innego. Ważne jest, aby być elastycznym, otwartym na eksperymenty i ciągłe uczenie się. W końcu zarządzanie zespołem zdalnym to podróż, a nie cel.
